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Como o certificado facilita o trabalho remoto na sua empresa

11 de fevereiro de 2021 | Fica a Dica

O trabalho remoto é uma realidade para trabalhadores, empresários e empreendedores em todo o mundo em 2020. Com as recomendações de distanciamento social de governos e órgãos internacionais — em particular a OMS, Organização Mundial da Saúde — empresas se despediram de seus escritórios e passaram a encarar a nova realidade e focar em tirar o melhor do trabalho remoto.

Processos foram repensados, as reuniões presenciais trocadas pelas videochamadas e outros recursos já existentes ganharam nova importância; o certificado digital faz parte desse grupo. 

O certificado digital não é novidade para muitos profissionais — advogados, por exemplo, carregam o seu no chip da carteira da Ordem dos Advogados do Brasil —, mas o trabalho remoto coloca ainda mais os holofotes nas funcionalidades e facilidades que pessoas físicas e jurídicas possuem com certificados.

Neste artigo, falamos sobre a segurança de dados em tempos de home office e como o certificado digital pode facilitar o trabalho remoto para diferentes segmentos. É só seguir a leitura.

O certificado digital e a segurança no trabalho remoto

Antes mesmo de entrarmos em vantagens específicas que o certificado digital oferece para profissionais de diferentes áreas, vale passarmos por aquilo que, ainda que esteja sob responsabilidade do profissional de TI e/ou SI, transpassa, horizontalmente, toda grande empresa da nossa época: segurança digital. 

Uma das primeiras questões que assistimos surgir enquanto empresas por todo o país se deslocavam dos escritórios para o trabalho remoto foi como viabilizar o acesso às redes privadas sem compromoter a segurança dos dados — questão ainda mais sensível em tempos com a Lei geral de proteção de dados.

O acesso via VPN (Virtual Private Network) permite o uso de uma rede privada com troca de dados criptografados que aliada ao uso de certificado digital que garante a correta identificação do profissional, cria uma cenário seguro para o ambiente corporativo online. 

Além disso, o certificado digital é sinônimo de assinatura digital. Pode até parecer redundante, mas não é. Para efeitos legais, assinatura digital é aquela feita por meio de um certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora credenciada ao Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). 

Contratos, transações e outros documentos possuem validade jurídica quando assinados com certificado digital ICP-Brasil. Se sua empresa está caminhando ao encontro de se tornar uma organização 100% digital e em nuvem, isso passa pela certificação.

O Certificado Digital e o trabalho a distância

O financeiro, o jurídico, o RH ou, até mesmo, se você que nos lê é um profissional autônomo: o certificado digital oferece possibilidades e acessos que podem ser especialmente relevantes para os diferentes profissionais que hoje vivenciam o trabalho remoto. Veja alguns exemplos a seguir.

Direito

O certificado digital específico para profissionais do direito — o eJurídico, que como citamos pode ter como hardware o chip da própria carteira da OAB — já faz parte da realidade dos advogados. 

Mesmo antes da pandemia o certificado oferecia ao profissional a facilidade de consultar peticionamentos e citações, emitir procurações e acompanhar processos sem precisar ir aos fóruns. No cenário atual passou a ser uma questão de garantir o bom continuamento do trabalho e evitar exposição.

Entre os acessos garantidos a advogados por meio do uso da certificação digital podemos citar os seguintes sistemas:

  • e-Pet – Peticionamento Eletrônico;
  • e-Doc – Sistema da Justiça do Trabalho;
  • Cert- JUS – Superior Tribunal de Justiça, o Conselho da Justiça Federal e toda Justiça Federal.
  • Ainda, o certificado digital possibilita ao profissional assinar contratos e transações online com total validade jurídica.

Contabilidade

O destaque quando falamos em contabilidade e trabalho remoto vai para o acesso completo aos portais e-Social (dedicado à simplificação do cumprimento de obrigações acessórias como GFIP e Caged ) e ao e-CAC (o portal da Receita Federal).

A lista de serviços disponíveis por meio do e-CAC apenas com o certificado digital é bastante extensa e podemos destacar:

  • Consulta e emissão de Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral no CNPJ;
  • consulta Quadro de Sócios e Administradores no CNPJ;
  • consulta de intimações;
  • extrato de malha fiscal;
  • obtenção de cópia de exercícios ficais;
  • assinatura e transmissão da DCTFWeb etc.

Profissionais liberais e/ou autônomos

Seja o profissional pessoa física ou jurídica, o certificado digital traz possibilidades que facilitam a rotina e podem até se tornar diferenciais competitivos. 

O primeiro ponto é a emissão de notas fiscais eletrônicas, as chamadas NF-e. Ainda que a emissão não seja obrigatória para MEIs que vendem exclusivamente para pessoas físicas, ela passa ser uma necessidade em outros regimes de tributação (como Lucro Real ou Lucro Presumido) e para vendas realizadas a pessoas jurídicas. 

A legislação e os trâmites sobre a emissão de nota fiscal eletrônica têm especificidades dependendo de onde você está, podendo, até, ser necessário ir pessoalmente a Agência da Receita Estadual do seu município para fazer a emissão caso você não tenha o certificado digital.

Com o certificado, no entanto, basta adquirir um software de emissão de notas e fazer o cadastro na Secretaria da Fazenda do seu estado que você estará apto a emiti-las remotamente.

RH

O profissional de recursos humanos, por sua vez, além das funcionalidades e facilidades padrão do certificado digital podem encontrar na assinatura digital uma oportunidade para caminhar ao encontro de um RH digitalizado, sem papel. 

Muitos dos documentos que hoje são impressos nos departamentos de recursos humanos poderiam ser digitais e com assinatura digital nos padrões da ICP-Brasil — o que só é possível por meio do certificado digital. Com documentos digitais você pode acessar de onde estiver, inclusive trabalhando de casa.

Outro possível aliado dos profissionais de RH em tempos de trabalho remoto é o carimbo do tempo — também conhecidos pelo nome em inglês, timestamp. Os carimbos do tempo são um tipo de certificado digital que servem para garantir a temporalidade da criação, assinatura ou alteração de um documento. 

Na prática, o timestamp, desde que emitido por uma Autoridade de Carimbo do Tempo (ACT), atesta, com validade jurídica, que algo aconteceu em dado momento. Empresas que trabalham com ponto eletrônico, por exemplo, podem adicionar uma nova camada de segurança jurídica com o carimbo do tempo.

Certbank, que utiliza tecnologa Valid, é Autoridade de Carimbo de Tempo credenciada, se você quer saber mais sobre o assunto, entre em contato.

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